Come gestite l'archiviazione dei vostri files ?

COME GESTIRE I FILES ?
Negli interventi precedenti ho parlato della gestione dei documenti e di come a volte possa capitare, in un flusso di lavoro non organizzato, di perdere tempo per cercare qualcosa che non riusciamo a trovare.
Con questo intervento vorrei soffermarmi soprattutto sulla gestione informatica delle informazioni. Penso che sia un argomento che preme a tutti noi perché riceviamo e dobbiamo utilizzare decine di file ed informazioni ogni giorno.
Oramai quasi tutto è digitalizzato. I pochi documenti cartacei sono spesso scansionati ed archiviati, ci arrivano allegati alle e.mail, sono condivisi tramite strumenti come dropbox o google drive. Quindi la gestione dei file nell’organizzazione operativa delle nostre attività richiede molta attenzione e metodo.
A chi non è mai successo di non riuscire più a rintracciare un file che “certamente avevo messo li, ed è sparito da solo” ?
A volte non li troviamo perché banalmente non ci ricordiamo dove li abbiamo archiviati. Se fosse solo questo il problema, grazie a strumenti molto semplici come la funzione “cerca” del nostro sistema operativo oppure con programmi tipo Everything, potremmo rintracciarli facilmente e collocarli nella cartella dove avrebbero dovuto essere.
Questi strumenti sono assolutamente INUTILI se però non abbiamo dato una denominazione adeguata al file. Avete presente quei nomi che si danno di fretta e senza riflettere tipo:
copia definitiva.doc
relazione 3.doc
calcolo budget.xls
Ora: mi rendo conto che il consiglio che sto per darvi sembra assolutamente banale, eppure proprio ieri ho visto un esimio collega che ha denominato un file contenente un lavoro importate “lettera.doc”.
Il nome di un file deve essere UNIVOCO, nel senso che deve identificarlo esattamente al fine di consentirne la tracciabilità ed EVOCATIVO. Se devo aprire il file per sapere esattamente cosa contiene allora vuol dire che il nome del file non è adeguato.
Per riuscire nella vostra gestione quindi dovete mantenere il FOCUS su questi due punti:
- Decidere quali files conservare o riposizionare
- Decidere quali cancellare
Semplice vero?
Provate a seguire queste regole nel riorganizzare la vostra gestione.
Un saluto e rimaniamo focalizzati